Документы для импорта товара: как возникают ошибки при оформлении и что с этим делать уже сегодня

Одна забытая строка в инвойсе или упаковочном листе может запустить цепочку лишней работы, исправлений и задержек. В статье разбираем, почему ошибки при оформлении документов возникают даже у внимательных менеджеров и как снизить риск за счет автоматизации повторяющихся операций.

Идет обычно рабочий процесс. Менеджер ВЭД, чтобы не делать документы с нуля, открывает папку с прошлой поставкой, копирует комплект, меняет в нем старые данные на новые, сохраняет получившиеся файлы и отправляет дальше.

Через несколько дней выясняется, что в одном документе осталось старое количество товара: в инвойсе — 500 штук, в упаковочном листе — 450, в таблице для декларанта — 400.

Само собой, это не специально допущенная ошибка. Менеджер не перепутал документы и экономил время на проверке. Сработал человеческий фактор. Глаз “замылился”, и сотрудник не заметил одну строку среди десятков или сотен других.

Именно так рождаются ошибки в документах при импорте.

Можно миллион раз говорить, что «нужно быть внимательнее», «надо лучше проверять документы», «менеджер должен был заметить».

Но если сотрудник каждый день переносит одни и те же данные из одного файла в другой, использует старые документы как шаблоны и вручную проверяет десятки строк, ошибка становится не случайностью, а встроенным риском процесса.

Почему для оформления импорта так легко ошибиться

При импорте одна поставка редко ограничивается одним документом. В зависимости от сделки документы для таможенного оформления могут участвовать инвойс, упаковочный лист, контракт, спецификация и другие документы, необходимые для оформления груза.

При этом значительная часть информации в них повторяется:

• наименование товара;

• артикул;

• количество;

• вес;

• стоимость;

• валюта;

• страна происхождения;

• реквизиты поставщика;

• номер контракта;

• данные об упаковке.

Получается простая, но в то же время рискованная схема: одна и та же информация, отличающаяся только данными → несколько документов → несколько ручных операций.

Места, где информация меняется, нужно переписывать в каждом месте, где она используется. И вот здесь появляется пространство для ошибки.

Как одна забытая строка в документе при импорте превращается в проблему

Представим обычную поставку.

В прошлом месяце компания получила 120 единиц товара. Менеджер сохранил комплект документов и использует его как основу для новой поставки.

Теперь товара 150 единиц.

Менеджер меняет количество в инвойсе, затем открывает упаковочный лист, меняет количество, потом переносит данные в другую таблицу. Кажется, что все готово. Но в одном из документов остается 120. Одна “опечатка”, но дальше документы начинают расходиться между собой.

Так появляются типичные ошибки при оформлении документов:

• старое количество товара;

• неверный вес;

• устаревшая стоимость;

• неправильный артикул;

• старое наименование товара;

• неактуальные реквизиты поставщика;

• разные данные в инвойсе и упаковочном листе;

• расхождения между документами и данными для таможенного оформления.

Чем больше документов входит в комплект, тем больше мест приходится проверять вручную.

Почему копирование старых документов — само по себе не проблема

Использовать предыдущую поставку как шаблон вполне логично. Зачем каждый раз создавать документы ВЭД с нуля, если структура сделки похожая?

Проблема появляется в тот момент, когда шаблон становится источником данных. Менеджер не просто берет прошлый документ как форму, а копирует и редактирует его вручную. И если какой-то параметр изменился, сотрудник сам должен увидеть, где именно его нужно обновить. Получается, что корректность комплекта зависит от внимательности конкретного человека. Чем больше ручного заполнения документов, тем больше вероятность пропустить изменение.

При небольшом количестве поставок этот процесс может безошибочно работать годами. Но когда одновременно ведутся десятки поставок, документов становится больше, а сроки — короче, вероятность пропустить изменение растет.

Человеческий фактор при работе с документами — это не только невнимательность

Когда говорят о человеческом факторе, имеют в виду сотрудника, который допустил ошибку, не заметив неточность.

Но в документообороте проблема шире. Человек может быть опытным, внимательным и хорошо знать процесс, и все равно ошибиться, если его работа состоит из большого количества повторяющихся операций.

Получить документ от поставщика → скопировать старый шаблон и данные в нем → изменить на актуальные, а это как минимум номер, дата, цена, реквизиты → проверить все глазами → отправить комплект.

На каждом шаге сотруднику нужно помнить, что уже изменено, а что еще нет. Это и есть главный риск. Процесс требует от него слишком много механической работы, в которой сложно гарантировать стопроцентную точность.

Почему дополнительная проверка не всегда решает проблему

В случае подобных ошибок в голову приходит логичное решение — нужно лучше проверять документы. Вот только если документы заполняются вручную, проверка тоже выполняется вручную. Получается, что тот же сотрудник или перепроверяет сам себя, вычитывая документ, или просит об этом коллегу. А если документов много, менеджер снова смотрит на десятки одинаковых строк.

И здесь возникает еще одна проблема: человек гораздо лучше замечает явные ошибки, чем небольшие расхождения в похожих данных.

Если в одном месте написано 500, а в другом 450, это можно обнаружить. Но если в двух документах отличаются, например, одна цифра в артикуле или незначительно изменился вес, при беглой проверке такое легко пропустить.

Поэтому вопрос не только в том, кто проверяет, но и в том, как устроена сама проверка.

Что происходит, когда ошибку в документах находят поздно

Чем позже обнаружена ошибка, тем дороже обходится ее исправление. Если менеджер заметил расхождение сразу, достаточно исправить строку и сохранить новые документ перед отправкой.

Если комплект передали дальше, приходится возвращаться к предыдущим этапам:

• выяснять, где появилась ошибка;

• проверять остальные документы;

• добавлять актуальные данные;

• заново формировать документы;

• отправлять исправленный комплект;

• ждать подтверждения.

В зависимости от характера расхождения это может привести к дополнительной переписке, задержкам оформления и дополнительной работе нескольких участников процесса. Здесь и рождается актуальная задача для автоматизации — не допустить расхождение еще до того, как документы уйдут дальше.

Какие ошибки в документах ВЭД имеет смысл проверять автоматически

Не все решения нужно передавать системе, но есть операции, которые человеку вообще необязательно выполнять вручную.

Например, система может автоматически сравнить данные между документами:

———————————————————————— Что проверять Пример —————— —————————————————— Количество 500 шт. в инвойсе и 500 шт. в упаковочном листе

Вес совпадают ли значения в документах

Стоимость соответствует ли сумма исходным данным

Артикулы нет ли расхождений в номерах

Наименование одинаково ли указана позиция

Валюта совпадает ли валюта расчетов

Реквизиты актуальны ли данные поставщика и импортера

Заполненность нет ли пустых обязательных полей ————————————————————————

Вместо того чтобы просить менеджера проверять все глазами, можно подсветить только то, что действительно требует внимания.

Единый источник данных вместо десятка копий

Еще один способ снизить количество ошибок — перестать считать каждый документ отдельным источником информации. Если одна и та же поставка содержит 15 позиций, логичнее сначала получить единый набор данных:

• товар;

• артикул;

• количество;

• вес;

• цена;

• валюта;

• поставщик;

• страна происхождения.

А уже из него формировать необходимые документы.

Тогда изменение количества товара происходит в одном месте, а не в пяти разных файлах. Это принципиальная разница.

В первом случае менеджер переносит данные.
Во втором — система использует одни данные для формирования нескольких документов.

Чем меньше ручных переносов, тем меньше точек, в которых может появиться расхождение.

Что в таком процессе остается менеджеру ВЭД

Автоматизация работы с документами ВЭД не означает, что специалист больше не нужен. Наоборот, задача — убрать из работы то, где его экспертиза не требуется.

Менеджеру не обязательно вручную переносить 30 одинаковых значений из одного документа в другой. Но ему по-прежнему нужно решать вопросы, где требуется профессиональное суждение:

• проверить нестандартную ситуацию;

• разобраться с расхождением;

• уточнить недостающую информацию у поставщика;

• проверить спорную позицию;

• принять решение в нетипичной ситуации.

То есть человек работает не со всем массивом документов, а с теми случаями, где действительно требуется его решение.

Как понять, что ваш документооборот уже создает лишний риск

Есть несколько простых признаков. Если сотрудники:

• используют прошлые поставки как шаблоны;

• копируют данные между Excel-файлами;

• вручную заполняют несколько документов на основании одного;

• проверяют комплекты «на глаз»;

• регулярно исправляют документы после отправки;

• хранят разные версии одного шаблона;

• несколько раз вводят одни и те же данные;

• тратят много времени на сверку документов,

проблема возникает не из-за невнимательности сотрудников.

Сам процесс слишком сильно зависит от ручной работы. И тогда каждая новая поставка добавляет новые точки для потенциальной ошибки.

Автоматизация работы с документами ВЭД не вместо менеджера, а вместо лишних действий

Хороший процесс документооборота не должен выглядеть как бесконечное: скопировать → вставить → изменить → проверить → перепроверить.

Часть этих операций можно передать системе.

Например, VibeDocuments помогает автоматизировать работу с документами ВЭД: собирать данные из исходных файлов, формировать необходимые документы и проверять информацию между ними. В результате менеджеру не нужно вручную переносить одни и те же данные по нескольким файлам и искать глазами расхождения в каждом из них.

Главная идея такой автоматизации: не заставлять человека быть внимательнее там, где процесс можно сделать менее зависимым от человеческого глаза.

Потому что ошибка в документах для импорта товара часто начинается с такого привычного действия как Ctrl+C — Ctrl+V.